Zgłoszenia

From mediawiki
Jump to: navigation, search

Typy zgłoszeń

1. Awaria - zgłoszenie awarii we wspólnocie lub konkretnym lokalu
2. Korespondencja - otrzymana przez wspólnotę korespondencja, która dotyczy całej wspólnoty lub konkretnego lokalu
3. Konserwacja - zgłoszenie potrzeby przeprowadzenia konserwacji
4. Szkoda - zgłoszenie dotyczące sprawy ubezpieczeniowej
5. "Remont - uzyskanie pozwoleń" - zgłoszenie dotyczące przeprowadzenia procesu uzyskania pozwoleń na dokonanie remontu
6. Inne - dowolne zgłoszenie, które nie podlega pod powyższe typy

Lista statusów zgłoszeń

1. Zgłoszenie typu Awaria, Konserwacja: Nowe, Oczekujące, W realizacji, Zamknięte
2. Zgłoszenie typu Korespondencja: Nowe, Zarchiwizowane
3. Zgłoszenie typu Szkoda: Nowe, W realizacji, Zamknięte
4. Zgłoszenie typu Inne: Nowe, W realizacji, Wstrzymane, Zamknięte

Zgłoszenia prywatne

Zgłoszenie, oznaczone jako prywatne, widoczne jest w systemie tylko dla wąskiego grona użytkowników:
1. Dla osoby, która założyła zgłoszenie
2. Dla osoby, która jest przydzielona do zgłoszenia
3. Dla osób, które widnieją jako obserwatorzy zgłoszenia

Zgłoszenie może być oznaczone jako prywatne zarówno przez osobę tworzącą zgłoszenie w momencie jego tworzenia jak i przez osobą, do której jest przypisane zgłoszenie w każdym innym momencie.

Dodanie nowego zgłoszenia

Z poziomu budynku można dodać zgłoszenie dotyczące całego budynku, np. brak światła na klatce schodowej.
Z poziomu lokalu można dodać zgłoszenie dotyczące konkretnego lokalu, np. zapowietrzony grzejnik, brak wody.
Z poziomu panelu właściciela właściciel danego lokalu może bezpośrednio założyć zgłoszenie w systemie.

Dla pierwszych dwóch przypadków formularz tworzenia nowego zgłoszenia jest taki sam i składa się z następujących pól:
1. Typ - wybór typu zgłoszenia, w zależności od wybranego typu widoczna jest część dodatkowych pól.
2. Przypisany użytkownik - wskazanie użytkownika, który będzie odpowiedzialny za zajęcie się zgłoszeniem
3. Prywatne - oznaczenie czy zgłoszenie jest prywatnym
4. Opis - wprowadzenie opisu zgłoszenia, opis widoczny jest również na liście zgłoszeń

Dla zgłoszenia o typie Awaria i Koserwacja:
1. Typ firmy - wskazanie, jaki typ firmy współpracującej powinien obsługiwać dane zgłoszenie, np. ślusarze.
2. Firma - wskazanie konkretnej firmy danego typu na wspólnocie, w której tworzone jest zgłoszenie.

Dla zgłoszenia o typie Korespondencja:
1. Numer dokumentu - podanie numeru otrzymanego dokumentu
2. Nadawca - informacja o tym, od kogo została otrzymana korespondencja
3. Odbiorca - informacja do kogo skierowana jest korespondencja

Dla zgłoszenia o typie Szkoda:
1. Ubezpieczyciel - podanie, który zakład ubezpieczeniowy powinien być poinformowany o szkodzie lub od którego wpłynęła informacja o szkodzie

Edycja zgłoszenia

Zgłoszenie można edytować poprzez naciśnięcie przycisku "Edytuj zgłoszenie" na ekranie danych szczegółowych zgłoszenia. W formularzu można zmienić "Opis" zgłoszenia oraz dodatkowe pola zależne od typu zgłoszenia (Awaria, Konserwacja, Korespondencja, Szkoda).
Zmiany należy potwierdzić przyciskiem "Zapisz".

Usunięcie zgłoszenia

W celu usunięcia zgłoszenia należy na ekranie danych szczegółowych tego zgłoszenia nacisnąć przycisk "Usuń zgłoszenie", a następnie potwierdzić usunięcie przyciskiem "Usuń".

Przekazanie zgłoszenia

Aby przekazać zgłoszenie do innego użytkownika niż aktualnie przypisany do zgłoszenia należy na ekranie danych szczegółowych zgłoszenia nacisnąć przycisk "Przekaż zgłoszenie" (ikona człowieka). Przycisk widoczny jest w górnej części ekranu zgłoszenia lub w polu "Przypisane do".
Po naciśnięciu przycisku w formularzu przypisywania nowego użytkownika należy z listy wybrać użytkownika, do którego ma zostać przypisane zgłoszenie i nacisnąć przycisk "Zapisz".

Tylko użytkownik aktualnie przypisany do zgłoszenia może zmienić jego status, dodać obserwatora lub przepisać to zgłoszenie na innego użytkownika.

Obserwatorzy zgłoszenia

Obserwator to użytkownik, do którego zgłoszenie nie jest bezpośrednio skierowane, ale ze względu na zawartość zgłoszenia może być dla niego ważne. Dodatkowo obserwator ma dostęp do zgłoszeń prywatnych, które obserwuje.
Aby dodać obserwatora do zgłoszenia użytkownik, do którego aktualnie jest przypisane zgłoszenie musi na ekranie danych szczegółowych w sekcji "Obserwatorzy" nacisnąć przycisk "Dodaj obserwatora" i w formularzu wskazać użytkownika, który ma zostać przypisany do zgłoszenia jako obserwator. Dodanie obserwatora należy potwierdzić przyciskiem "Zapisz".

W celu usunięcie obserwatora ze zgłoszenia użytkownik, do którego zgłoszenie jest aktualnie przypisane w sekcji "Obserwatorzy" powinien nacisnąć przycisk "Usuń obserwatora" (ikona kosza na śmieci) i potwierdzić usunięcie przyciskiem "Usuń" w oknie pop-up z prośbą o potwierdzenie.

Zmiana statusu zgłoszenia

Osoba przypisana do obsługi zgłoszenia może zmienić jego status (lista statusów zależna jest od typu zgłoszenia) poprzez przejście na ekran danych szczegółowych zgłoszenia i naciśnięcie przycisku "Zmień status zgłoszenia" w górnej części ekranu lub przy aktualnym statusie zgłoszenia. Na formularzu zmiany stautus zgłoszenia należy wskazać nowy status, a następnie wprowadzić komentarz informujący o przyczynie zmiany statusu. Zmianę statusu trzeba potwierdzić przyciskiem "Zapisz".

Zgłoszenie typu remont

Zgłoszenie typu "Remont - uzyskanie pozwoleń" jest specjalnym typem zgłoszenia, dla którego przejście pomiędzy kolejnymi statusami wymaga często załączenia odpowiednich dokumentów, np. pozwoleń, ofert, umów... Załączone dokumenty nie są weryfikowane pod kątem ich zawartości. Dołączane są do zgłoszenia i możliwe do pobrania jako załączniki do zgłoszenia.

Zgłoszenie typu "Remont - uzyskanie pozwoleń" ma 4 ścieżki zależne od tego, które opcje wybrano podczas jego tworzenia: 1. "Projekt" i "Zabytek"=NIE
2. "Remont" i "Zabytek"=NIE
3. "Projekt" i "Zabytek"=TAK
4. "Remont" i "Zabytek"=NIE
ścieżki różnią się listą statusów oraz wymaganymi dokumentami.

Obsługa listy zgłoszeń

Na liście zgłoszeń dostępnej w menu bocznym jako opcja "Zgłoszenia" można przeglądać, filtrować i sortować wszystkie zgłoszenia w systemie.
Pole "Pokaż zgłoszenia" z opcjami:
1. Przypisane do mnie
2. Utworzone przeze mnie
3. Obserwowane przez mnie
4. Wszystkie
służy do filtrowania zgłoszeń, które są przypisane do zalogowanego użytkownika, których jest autorem lub jest dodany jako obserwator. Opcja Wszystkie pozwala wyświetlić zgłoszenia, które użytkownik może zobaczyć.

Pola bezpośrednio nad listą:
1. Typ
2. Kod
3. Status
4. Przypisane do
5. Data modyfikacji
6. Opis
7. Lokalizacja
służą do filtrowania oraz sortowania listy zgłoszeń aby łatwiej odnaleźć poszukiwane zgłoszenie lub zgłoszenia.

Powiązane zgłoszenia

Dwa zgłoszenia można ze sobą powiązać aby w łatwy sposób przechodzić pomiędzy nimi. W tym celu należy na ekranie danych szczegółowych zgłoszenia w sekcji "Powiązane zgłoszenia" nacisnąć przycisk "Połącz zgłoszenie". W formularzu należy wyszukać zgłoszenie, które ma zostać połączone. Domyślnie wyszukiwane są tylko zgłoszenia z danej wspólnoty. Po oznaczeniu checkboxa "Szukaj we wszystkich wspólnotach" możliwe jest wyszukanie dowolnego zgłoszenia. Przypisane należy zatwierdzić przyciskiem "Zapisz".

Aby przejść do szczegółów powiązanego zgłoszenia należy nacisnąć na wiersz mu odpowiadający w sekcji "Powiązane zgłoszenia".

W celu usunięcia powiązania między zgłoszeniami należy nacisnąć na przycisk "Usuń powiązanie" (ikona kosza na śmieci) w sekcji "Powiązane zgłoszenia".

Dodanie komentarza do zgłoszenia

Niezależnie od zmiany statusu zgłoszenia lub zmiany przypisania do użytkownika można dodawać do zgłoszenia komentarze. Aby to zrobić na ekranie danych szczegółowych zgłoszenia w sekcji "Historia zgłoszenia" należy nacisnąć przycisk "Dodaj komentarz", a następnie w oknie pop-up podać treść komentarza i nacisnąć przycisk "Dodaj".