Zapisy księgowe

Zapisy księgowe reprezentują pojedyncze zdarzenia zachodzące na koncie, np. wpłata od właściciela. Rozróżniamy 2 rodzaje zapisów księgowych:
- Saldo początkowe - zapis na koncie po stronie Winien lub Ma reprezentujący bilans otwarcia konta, zapis tego typu rejestrowany jest tylko na jednym koncie, nie ma dla niego konta przeciwstawnego
- Regularny zapis księgowy - wszystkie zapisy księgowe, które nie są saldami początkowymi konta objęte są tym typem, księgowanie takiego zapisu odbywa się zawsze na dwóch kontach, jeśli na jednym koncie został zaksięgowany po stronie Ma to na koncie przeciwstawnym zostanie zaksięgowany po stronie Winien (analogicznie, jeśli na koncie został zaksięgowany po stronie Winien to na koncie przeciwstawnym zostanie zaksięgowany po stronie Ma)

Zapisy księgowe powstają automatycznie w wyniku: dodania salda początkowego konta, zaksięgowania faktury, noty, rozliczenia liczników, wyciągu bankowego lub mogą zostać dodane ręcznie.

Lista zapisów księgowych pozwala na filtrowanie zapisów w zakresie dat, przykładowo wskazując daty od 1-01-2017 do 31-01-2017 otrzymamy wszystkie zapisy księgowe ze stycznia 2017 roku. Checkbox “Agregowane po numerze dokumentu” powoduje złączenie w jeden wiersz wszystkich zapisów księgowych, które wynikają z jednego dokumentu (mają taką samą wartość pola “Dokument księgowy”), np. z faktury.

Ręczne wprowadzanie zapisów księgowych

Aby ręcznie dodać nowy zapis księgowy należy przejść do zakładki “Zapisy księgowe” w module księgowości i nacisnąć przycisk “Dodaj wpis księgowy” (ikona plusa) w prawym górnym rogu. Zostanie wyświetlony formularz dodawania nowego zapisu księgowego. Formularz składa się z następujących pól:
1. Data księgowania - data, z którą zostanie zaksięgowany zapis księgowy
2. Konto Winien i Ma - w przypadku wprowadzania zapisu dotyczącego jednego z kont lokali (domyślnie kont o prefixie 204) możliwe jest wskazanie konta lokalu tylko po jednej stronie zapisu, czyli jeśli konto lokalu 204-01-1 zostało wskazane po stronie Winien to po stronie Ma nie można już wskazać konta jakiegokolwiek lokalu.
3. Grupa właścicieli - lista właścicieli lokalu, która obowiązywała na dzień wskazany w polu “Data księgowania” lub aktualna lista właścicieli lokalu jeśli wskazano dzień bieżący lub datę późniejszą. Należy wskazać jednego z właścicieli lub ich grupę (link). Wprowadzony zapis księgowy zostanie rozbity proporcjonalnie do udziałów wskazanych właścicieli w lokalu, przykładowo jeśli lokal ma jedną grupę składającą się z dwóch właścicieli, z których każdy ma po 50% udziałów w lokalu i pojawia się wpłata w wysokości 100zł to każdemu z nich zostanie zaksięgowane 50 zł.
4. Tytuł - pole tekstowe, w którym należy podać nazwę zapisu, np. “Wpłata od właściciela”
5. Dokument księgowy - pole tekstowe, w którym można podać numer dokumentu, który jest podstawą do wprowadzenie zapisu, np. FV/01/05/2017
6. Kwota - wartość zapisu księgowego, np. 15,65 zł
Zapisy księgowe mogą ulegać zmianie tylko jeżeli wynikają z faktur, not lub wyciągów bankowych. Aby dokonać zmian w takich zapisach należy dokonać edycji faktury, noty lub wyciągu bankowego. W przypadku konieczności zmiany kwoty ręcznie wprowadzonego zapisu księgowego można wykonać na danym zapisie operację storno.

Storno

Storno pozwala zmienić kwotę danego zapisu poprzez wprowadzenie kopii tego zapisu z poprawną kwotą. Stary zapis staje się niewidoczny dla wszystkich użytkowników poza Główną Księgową. Aby wykonać storno zapisu księgowego należy w zakładce modułu księgowości “Zapisy księgowe” nacisnąć przycisk “Storno”, który widoczny jest po prawej stronie każdego wiersza listy zapisów księgowych. W zaprezentowanym formularzu trzeba podać nową, poprawną kwotę zapisu księgowego i zapisać zmiany. Na liście widoczny jest nowy zapis z podaną kwotą, a zapis, na którym robione było storno jest niewidoczny.

Generowanie raportu obrotów na kontach

W zakładce “Zapisy księgowe” można również wygenerować raport obrotów na kontach. W tym celu należy nacisnąć przycisk “Raport obrotów na kontach” w prawym górnym rogu zakładki. W zaprezentowanym oknie należy wskazać zakres dat, które ma objąć raport (sprawdzane są daty księgowań zapisów księgowych) oraz stopień precyzji raportu - obroty na kontach syntetycznych, np. 131, 204, 400 lub na wszystkich kontach analitycznych podpiętych do wskazanego konta syntetycznego, np. wszystkich kont o prefixie “700”. Po naciśnięciu przycisku “Dalej” prezentowany jest raport obrotów według wskazanych kryteriów. Raport można pobrać w formie pliku PDF po naciśnięciu przycisku drukarki w prawym górnym rogu.