Naliczenia

Naliczenia to mechanizm generowania okresowych (najczęściej miesięcznych) zaliczek dla właścicieli lokali we wspólnocie, wykorzystujący reguły naliczeń. Dzięki mechanizmowi naliczeń można w łatwy sposób zautomatyzować generowanie zaliczek dla właścicieli lub innych powtarzających się regularnie opłat. Efektem wygenerowanego i zatwierdzonego naliczenia są wystawione faktury i noty księgowe.
Naliczenia dostępne są w module księgowości w zakładce „Lista naliczeń”. Lista zawiera wygenerowane naliczenia, które zostały zaksięgowane oraz dla których zostały wygenerowane faktury i noty księgowe.

Utworzenie nowego naliczenia

Aby utworzyć nowe naliczenie w zakładce „Lista naliczeń” należy nacisnąć przycisk „Naliczaj” (ikona plusa).
Na zaprezentowanym formularzu „Nowe naliczenie” widoczne są następujące pola:
1. Nazwa – nazwa, która zostanie nadana tworzonemu naliczeniu oraz fakturom i notom księgowym, które powstaną w wyniku wygenerowania naliczenia.
2. Data księgowania – wskazanie daty księgowania wszystkich obciążeń wynikających z danego naliczenia.
3. Typ lokalu – wskazanie czy naliczenie ma zostać wykonane dla wszystkich lokali w danej wspólnocie czy tylko dla wskazanego typu lokali.
4. Reguły księgowe – możliwość wybrania zdefiniowanych w systemie reguł księgowych, które posłużą do wyliczenia wartości obciążeń właścicieli lokali. Dana reguła księgowa może być wykorzystana co najwyżej jeden raz w danym naliczeniu.
Przyciskiem plus oraz minus przy regułach księgowych można odpowiednio dodawać nowe reguły do naliczenia lub usuwać wskazane wcześniej reguły z naliczenia.

Reguły i stawki VAT

Aby wyliczenie reguły dla danego lokalu zostało wykonane z uwzględnieniem stawki VAT, która została przypisana do tej reguły należy upewnić się, że na lokalu parametr "Lokal jest płatnikiem VAT" ma wartość "tak". W tym celu należy przejść na ekran danych szczegółowych lokalu. W przypadku konieczności zmiany wartości parametru należy przejść do edycji danych szczegółowych lokalu i oznaczyć lub odznaczyć pole "Lokal jest płatnikiem VAT".
Powyższa czynność musi zostać wykonana przed utworzeniem naliczenia.

Dla lokali, których parametr "Lokal jest płatnikiem VAT" został ustawiony na "nie" reguły księgowe przyjmują zawsze stawkę VAT równą "zw.".

Wykonanie wstępnego naliczenia

Po wskazaniu reguł naliczenia można dokonać wyliczenia wartości wskazanych reguł poprzez naciśnięcie przycisku „Zapisz”.

Akceptacja naliczenia

Po wygenerowaniu naliczenia prezentowany jest ekran zawierający wyliczone reguły dla każdego lokalu objętego naliczeniem. Raport podzielony jest na sekcje według typów lokali objętych naliczeniem, zawiera wiersze podsumowania dla każdego z typów lokali oraz podsumowanie dla całego naliczenia.
Naciśnięcie na wiersz odpowiadający lokalowi powoduje rozwinięcie listy właścicieli tego lokalu. Jeśli lokal ma więcej niż jednego właściciela prezentowana jest kwota naliczenia dla każdego z właścicieli oddzielnie.
Naciśnięcie przycisku „Anuluj” lub wyjście z ekranu powoduje całkowite skasowanie tego naliczenia bez generowania faktur i not księgowych.
Naciśnięcie przycisku „Zaksięguj” powoduje wygenerowanie faktur i not księgowych oraz wykonanie wszystkich księgowań wynikających z naliczenia. Jeśli wynikiem wyliczenia danej reguły dla konkretnego lokalu jest 0 zł to wyliczenie to nie stanie się pozycją faktury lub noty, nie są księgowane wartości zerowe. Jeśli dla danego lokalu naliczenie daje wartość 0 zł to nie zostanie dla tego lokalu wygenerowana faktura lub nota.
Uwaga: Akceptacja naliczenia jest ostateczna, zaakceptowanego naliczenia nie można usunąć.

Automatyzacja naliczenia

Wygenerowane raz naliczenie można zautomatyzować aby było powtarzane po upłynięciu konkretnego okresu (np. co miesiąc).
W celu zautomatyzowania naliczenia należy w module księgowości w zakładce „Lista naliczeń” nacisnąć na jedno z wygenerowanych naliczeń. Na ekranie zawierającym raport z naliczenia, u dołu strony należy nacisnąć przycisk „Automatyzuj”. W zaprezentowanym oknie pop-up należy wskazać:
1. Częstotliwość wykonywania naliczenia, np. co miesiąc, co sześć miesięcy, raz do roku
2. Dzień - wskazanie dnia miesiąca z przedziału od 1 do 28, w którym ma być wykonywane automatyczne naliczenie, np. jeśli wskazany zostanie 12 dzień dla naliczenia, które ma być wykonywane automatycznie co miesiąc to będzie ono wykonane i zaksięgowane 12 dnia każdego miesiąca
3. Datę rozpoczęcia - wskazanie daty, po której automatyzacja naliczenia wejdzie w życie, przykładowo jeśli aktualnie jest 5 dzień miesiąca i dla wcześniejszego przykładu z wykonaniem naliczenia w 12 dniu miesiąca zostanie ustawiona data początkowa równa 14 dniu bieżącego miesiąca to w tym miesiącu nie zostanie wykonane automatyczne naliczenie, pierwsze automatyczne naliczenie zostanie wykonane w kolejnym miesiącu 12 dnia tego miesiąca
Przycisk “Wyłącz” pozwala na dezaktywację automatycznego wykonywania danego naliczenia.

Zmiana nazwy naliczenia

Aby zmienić nazwę wygenerowanego naliczenia należy na ekranie raportu naliczenia nacisnąć przycisk “Edytuj nazwę naliczenia” w prawym górnym rogu. Wprowadzenie nowej nazwy zatwierdzane jest poprzez naciśnięcie przycisku “Zapisz”.

Wydruk zaliczki dla właścicieli

Wydruk dokumentu zaliczki, które można wysłać do właścicieli lokali możliwy jest na ekranie raportu naliczenia, czyli po naciśnięciu na jedno z naliczeń w zakładce "Lista naliczeń". W lewej części raportu należy zaznaczyć checkbox przy lokalu, dla którego chcemy wygenerować dokument lub zaznaczyć checkbox w lewym górnym rogu aby automatycznie zostały oznaczone wszystkie pozostałe checkboxy (wydruk zaliczki dla wszystkich lokali objętych naliczeniem) jeśli chcemy wygenerować dokument zaliczki dla wszystkich właścicieli. Po oznaczeniu checkboxów przy odpowiednich lokalach należy nacisnąć przycisk “Zaliczka na opłaty” (ikona drukarki) w prawym górnym rogu raportu.
W oknie konfiguracji wydruku można ustawić:
1. Datę wydruku
2. Tytuł wydruku
3. Podtytuł wydruku
4. Treść wydruku
Po wpisaniu odpowiednich wartości powyższych parametrów można pobrać dokumenty zaliczek poprzez naciśnięcie przycisku “Pobierz”.

Ponowne wykonanie naliczenia

Jeśli użytkownik chce wykonać podobne naliczenie do już istniejącego, np. zawierające te same reguły może to zrobić poprzez wykorzystanie przycisku “Wykonaj podobne” na ekranie raportu naliczenia. U dołu raportu należy nacisnąć na przycisk “Wykonaj podobne”. Spowoduje to otwarcie formularza generowania naliczenia, który ma już wskazane te same reguły księgowe, które były w naliczeniu bazowym. Użytkownik może usunąć lub dodać nowe reguły.